Es un hecho innegable que la Transformación Digital no es una moda pasajera. Los directores de proyectos en TI están moviendo ficha rápidamente con el objetivo y mandato de reconducir la organización a un modelo de consumerización TI que habilite a la fuerza de trabajo de las herramientas necesarias para dar el salto definitivo a la movilidad del puesto de trabajo y convertir un modelo de negocio tradicional, con un escritorio y silla tradicional, en una verdadera oficina digital con los mismos (o mejores) servicios que el ya obsoleto modelo tradicional de puesto de trabajo.

De hecho, observando la tendencia del mercado, el requerimiento imperioso de transformar el modelo de puesto de trabajo tiene impacto en muchísimas áreas del negocio y en la captación de talento. Incluso, la movilización de la fuerza de trabajo, consecuencia de la transformación digital, no solo habilita a la organización de mejores oportunidades de venta, sino que, por primera vez, es capaz de desarrollar nuevos servicios basados en la tecnología y los datos.

Entrando en el terreno de las comunicaciones unificadas y la colaboración, los decision makers de las organizaciones son conscientes de que es un pilar esencial para asegurar el éxito en la transformación digital de la organización. De hecho, desde hace años, los departamentos de TI, junto con los directores de proyectos, son los motores del cambio en las organizaciones y, paulatinamente, se han convertido en pieza clave en el desarrollo y enriquecimiento de la cadena de valor de las organizaciones.

¿Cómo son la colaboración y las comunicaciones unificadas del futuro? Vamos a verlo con algo de detenimiento en este artículo.

La construcción de la arquitectura adecuada para el lugar de trabajo digital del futuro

La construcción de la arquitectura adecuada para el lugar de trabajo digital del futuro

La consumerización de los servicios TI es consecuencia de la espiral digitalizadora que sufren las empresas e individuos dentro de un mundo cada día más conectado. Los usuarios requieren usar herramientas para estar conectados en todo momento y poder estar siempre disponibles.

Las comunicaciones unificadas son críticas en este proceso porque son la solución a esta necesidad de conectividad. De hecho, la mayoría de empresas que desarrollan o implementan herramientas de comunicaciones unificadas ven incrementada la productividad y eficiencia de su fuerza de trabajo.

Para asegurar una exitosa evolución hacia un modelo de conectividad es necesario que la herramienta escogida proporcione una experiencia de vídeo adecuada tanto en calidad como usabilidad y que la experiencia de uso sea idéntica independientemente del dispositivo usado.

La movilidad ha establecido nuevos requerimientos tecnológicos y nuevos retos que afrontar. La fuerza de trabajo cada vez está menos en el centro de trabajo, está más distribuida geográficamente y a pesar de ello, todos los trabajadores reclaman poder estar en constante contacto entre ellos, a través de chat, teléfono, videoconferencia, etc.

Las reglas del juego han cambiado. De hecho, hasta el tablero ha cambiado con la evolución de la colaboración digital y las comunicaciones unificadas. Con ello, la tecnología ha evolucionado a pasos agigantados en esta disciplina. Por ejemplo, hemos pasado de una PBX tradicional, a centralitas en la nube con sistemas VoIP donde la calidad de audio y las características añadidas de vídeo y chat son mucho mejores. Este tipo de nuevas herramientas traen consigo nuevas formas de comunicación omnicanal, como mensajería instantánea, compartición de ficheros y documentos, cifrado, seguridad de extremo a extremo, etc.

Con la arquitectura adecuada, la organización, junto con el departamento de TI liderando el cambio organizativo, será capaz de dar el salto a los requerimientos del presente y ser mucho más resiliente a los cambios que puedan aparecer en el futuro.

Curiosamente, a pesar de la concienciación de las organizaciones en realizar el cambio a una modalidad más centrada en el usuario y su movilidad, la correcta adopción tecnológica pasa por la incorporación de nuevas herramientas pero sin tener en cuenta que es necesario un cambio más profundo para conseguir una transformación real. Por ejemplo, la adopción de comunicaciones unificadas de nueva generación no es una estrategia adecuada sin antes plantear una migración a VoIP.

Este punto es importante porque, una vez la empresa emprende su transformación digital añadiendo comunicaciones unificadas a su stack tecnológico, hay unos beneficios inmediatos:

  •  Modernización de la fuerza de trabajo, convirtiendo al usuario que se encuentra en movilidad en un trabajador de pleno derecho a acceso a los mismos sistemas de información y con las mismas opciones de comunicación que un trabajador en la oficina central.
  • La retención del talento se hace evidente al mejorar las condiciones laborales de la organización y, además, el conocimiento fluye mucho más deprisa y de forma más eficiente que con los sistemas de información tradicionales.
  • La comunicación con stakeholders del proyecto se produce de forma casi instantánea y con la opción de comunicación asíncrona de un chat individual o grupal, las comunicaciones no cesan en ningún momento, esté o no el interlocutor presente en ese momento.
  • Reduce drásticamente el TCO al eliminar parcialmente los costes de desplazamiento de comerciales al tener la opción de realizar las reuniones de forma telemática con la misma calidad que presencialmente.

Modernizando la colaboración y las comunicaciones unificadas de la organización

Modernizando la colaboración y las comunicaciones unificadas de la organización

La tecnología, con el impulso de la transformación digital, avanza vertiginosamente y los modelos de negocio están siendo afectados directamente por esta evolución. Tecnologías como Big Data, analytics, IoT y colaboración son elementos que están poniendo los modelos de negocio del revés, reflejándose directamente en un incremento sustancial de la productividad.

Sin embargo, la resistencia al cambio está lastrando a muchas empresas que siguen apostando por la telefonía tradicional o con una mezcla de soluciones tradicionales con VoIP por reticencias en el cambio de stack tecnológico. Como observación, si este es el caso de tu organización, la primera recomendación que podemos ofrecerte es analizar a tu competencia directa, ver qué está haciendo en este ámbito y analizar si están teniendo mejores resultados comerciales. Recuerda, la experiencia de usuario es esencial para un desarrollo de negocio sostenible. Nuestra segunda recomendación es que abandones tecnologías heredadas que pueden llegar a generar mayores costes y riesgos. Este segundo punto es importante analizarlo en detenimiento, puesto que es una afirmación muy genérica y cada escenario es un caso independiente. De todas formas, una forma de evidenciar la viabilidad (ROI) del proyecto es quizás desarrollar una PoC (prueba de concepto con tecnologías de colaboración) para obtener datos empíricos sobre si este tipo de tecnología es factible para tu modelo de negocio o no.

Siguiendo el hilo del cambio tecnológico, la importancia de un entorno All-IP proporciona beneficios en costes, mantenimiento y una mayor rapidez en los cambios o reparaciones. Es un hecho inequívoco, donde, según un estudio de TechTarget y Cisco indica que el 71% de las personas encuestadas indicaron que hicieron el cambio por ahorro de costes principalmente y otro 56% para un ahorro de costes en operaciones.

Y es que un modelo basado en IP produce beneficios que deben tomarse en cuenta:

  • Ahorro de costes respecto a un modelo tradicional.
  • Menor tiempo de respuesta a incidentes.
  • Optimización de nuevas implementaciones.
  • Transformación radical del customer care, donde las organizaciones, con una herramienta de comunicaciones unificadas, dispone de aplicaciones de voz, mensajería, redes sociales en un mismo panel o software para optimizar los puntos de comunicación con clientes y trabajadores.
  • Acelerar la puesta en producción de nuevos productos gracias a una mejor coordinación de los equipos de producto debido a  la implementación de nuevas tecnologías de colaboración.
  • Modernización de la cultura de la organización gracias a una mejora de la comunicación entre trabajadores y el impulso de un espacio de trabajo digital totalmente basado en la movilidad.

En resumen, es un momento crítico para los responsables de proyectos y personal que deciden en qué y cómo gastar un budget destinado a un proceso de transformación digital de la organización. De hecho, los CIO se han convertido en piezas del engranaje dentro de la cadena de valor de una empresa entrando de lleno como impulsor del cambio.

Para tener éxito en el cambio, elegir una plataforma de colaboración que sea adecuada para la organización ese esencial. Por ello, te damos algunas recomendaciones a considerar:

  • Recuerda que la solución debe tener una experiencia de usuario consistente y sólida a través de plataformas y dispositivos.
  • Debe estar disponible en todo momento y lugar, con una experiencia transparente entre dispositivos.
  • Piensa en la simplicidad para el usuario para reducir la resistencia al cambio y que no conlleve una elevada curva de aprendizaje.
  • La comunicación omnicanal está de moda: voz, vídeo, chat, intercambio de ficheros, etc. ¿Lo tienes todo en la herramienta?

Además a nivel de negocio, es interesante tener en cuenta que:

  • Tus trabajadores buscan mejorar en movilidad. Ese debe ser tu punto de partida para definir los requerimientos.
  • Esa movilidad tan deseada favorecerá la retención del talento, es decir, hará más valiosa tu fuerza de trabajo a medio plazo.
  • Moderniza tu infraestructura, no tengas miedo de abandonar tecnologías heredadas. Desde Datacom.Global podemos realizar contigo una prueba de concepto para ayudarte a saltar a la transformación digital de lleno.
  • El cloud es una herramienta ideal para reducir el TCO y con SDKs puedes integrar toda la infraestructura en la nube con tus sistemas tradicionales, extendiendo la potencia existente adoptando un modelo cloud híbrido o multicloud.

¿Colaboración de nueva generación? ¿Transformación digital? Nadie dijo que fuera fácil, pero desde Datacom.Global podemos ayudarte a que lo sea.

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