Hace unos años, en la época previa a la explosión de Internet, a los sistemas de videoconferencia, etcétera, hubiera sido imposible trabajar de una forma eficaz (y sobre todo rápida) en un proyecto que tuviese a los implicados repartidos por la geografía de un país (o de varios…). Tomar decisiones que hiciesen avanzar el trabajo, realizar encuentros de brainstorming fructíferos… todo ello hubiese resultado demasiado lento y farragoso contando únicamente con el teléfono y el correo electrónico como vías de comunicación.

Pero incluso después, cuando aparecieron las primeras aplicaciones de vídeollamada y soluciones de colaboración, no siempre resultaba sencillo cerrar el círculo de tareas (agendar reuniones, compartir documentos, uso de distintos dispositivos, etc.) de forma adecuada. Por suerte para los clientes de Cisco, ya contamos con Cisco Spark. La aplicación de Cisco da un respiro (sin perder eficiencia) a los empresarios y trabajadores que lideran y simultanean varios proyectos y equipos diferentes en su devenir diario. ¿Es muy complejo conseguirlo? ¿Hay que tener conocimientos profundos de TIC para liderar el desarrollo de un proyecto a través de Cisco Spark? En absoluto, veamos con el ejemplo de un vídeo cómo sería un buen día en la vida de un jefe de proyecto que utiliza la solución de colaboración de Cisco.

Día 0

Para ponernos en situación, pensemos primero en “el día antes de Cisco Spark”. Sin las herramientas adecuadas, especialmente cuando los equipos no comparten horarios ni oficina en la misma localización, es fácil que al Project manager se le acaben amontonando tareas de diferentes proyectos en sus escritorios (el físico y el del ordenador). A raíz de ello, las jornadas en la oficina se eternizan sin tiempo, a menudo, ni para comer. Y lo peor de todo es que el sacrificio personal no suele bastar para conseguir buenos resultados.

Día 1

Imaginemos un proyecto como el del vídeo que ilustra este artículo: la cliente (Marissa) vive en Nueva York, justo en la costa opuesta a donde tiene su oficina la Project manager Jill (en Los Angeles). El encargo lo van a llevar a cabo entre Ann (copywriter que trabaja en una empresa en Chicago) y Louis (diseñador gráfico que trabaja desde su casa en… quién sabe dónde). El día comienza cuando Jill crea una cuenta en Cisco Spark y abre una sala para tener un primer contacto formal con Marissa, en el que detallan en qué consistirá el proyecto (un folleto local y uno corporativo).

Más tarde abre una nueva sala para invitar a Louis y Ann y pasarles el documento con todos los detalles y la estrategia creativa. Todo ello, recordémoslo, sin salir de Cisco Spark. No es necesario ir saltando de pestaña en pestaña o de pantalla para ir de Skype al correo electrónico, etc. Y todo, como se ve en el vídeo, de una forma tremendamente sencilla e intuitiva. El día finaliza cuando los emplaza a una nueva reunión a la mañana siguiente, cuando todos hayan mirado el documento.

Día 2

Cuando Jill abre la habitación virtual, el primero en llegar es Louis, Ann se incorpora un poco después, ya que tenía un compromiso anterior. Discuten el proyecto y Jill les avisa de que tendrá silenciadas las notificaciones de Cisco Spark todo el día, ya que tiene una reunión de planificación. No hay problema dado que, tras haber compartido, revisado y discutido documentos y estrategia, cada uno sabe cuál es su trabajo y cuáles son sus plazos.

Día 3

Jill añade a Marissa y silencia las notificaciones para tener una reunión tranquila. Louis ha avanzado con el folleto local y Ann con el corporativo, de los que se muestran las primeras versiones en pantalla para poder ojearlas y comentar. Ya en casa al final de la jornada y desde su Tablet, Jill le envía un mensaje a Marissa (todo desde la aplicación CS) pidiéndole feedback sobre lo visto para poder avanzar en la parte de diseño, que siempre requiere más tiempo.

Día 4

Los comentarios que ha aportado Marissa (el feedback que le pedía Jill) los recibe Ann a través de una notificación de la aplicación en su móvil. Ya en su oficina de Chicago, pasa a limpio los comentarios para poder incorporarlos al folleto. Aporta la nueva versión a la sala virtual de reuniones, donde Marissa, después de chequear ambas, acaba comunicándoles que se decide por la primera. Jill los cita a todos (una cita virtual a través de Cisco Spark, claro) a las 9 del día siguiente para acabar de cerrar flecos.

Día 5

En su sala de reunión, el equipo lo repasa todo una vez más, mostrando en pantalla para todos el resultado final de los folletos, el logo… La cliente se descarga los documentos y los felicita por su gran trabajo. Antes de que abandonen la sala Louis y Ann, Jill les comenta que pueden volver a la aplicación siempre que necesiten revisitar el proyecto (sí, es otra de las grandes ventajas de Cisco Spark). Lo mismo le dice a Marissa, a la que puede resultarle útil que los asociados de su empresa entren a la aplicación para ir familiarizándose con el proyecto. Marissa y Jill se despiden y la Project manager, hoy sí, tiene tiempo para comer con tranquilidad y desconectar.

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