Las herramientas colaborativas se utilizan para interconectar trabajadores, directivos y proveedores.

¿Quieres conocer mejor sus ventajas? Aquí te lo explicamos mejor.

5 razones para utilizar herramientas colaborativas y sacarles el máximo partido

Existen varios tipos de herramientas colaborativas, aunque básicamente podemos destacar dos. En primer lugar, los sistemas de videoconferencia, videollamada o chat simultáneo. Por otra parte, hay que hablar de toda la infraestructura de servicios en la nube.

Es verdad que existen herramientas gratuitas, pero no son recomendables cuando se toma algo de tamaño porque tienen sistemas de seguridad más laxos, así como menor capacidad de almacenamiento. Lo ideal, si tienes un cierto tráfico de datos, es que adquieras una solución profesional.

¿Cuáles son los principales beneficios de trabajar con estas herramientas?

Los siguientes factores son determinantes:

Rapidez

Uno de los principales valores de estos sistemas es la rapidez que ofrecen. Puedes trabajar e interactuar en tiempo real con otras personas. El resultado final es que no perderás el tiempo, y podrás realizar las acciones que sean necesarias en el momento.

Eso sí, es bueno señalar que no todas las soluciones funcionan igual, y que los requisitos técnicos de los equipos informáticos son relevantes. Lo recomendable es que preguntes de entrada para que te puedan ofrecer una solución adaptada.

Eficiencia

La eficiencia es uno de los valores más apreciados. Ahora bien, ¿cómo se consigue? Muy simple, gracias a los sistemas de videoconferencia no es necesario realizar desplazamientos para interactuar, y esto supone un ahorro de tiempo. Lo mismo sucede si utilizas los servicios en la nube, porque no hay que pedirle nada a un tercero.

La idea es que, gracias a estas herramientas, vas a conseguir más con menos. Por eso crece su uso en distintos ámbitos profesionales.

Seguridad

La seguridad es otro de los motivos fundamentales por los que utilizar estas herramientas. Y este concepto hay que entenderlo por partida doble.

En primer lugar, estas herramientas tienen sistemas de encriptación y contraseñas que permiten discriminar quién puede entrar. Las empresas que trabajen con compañías contrastadas en el sector ganarán en tranquilidad.

Por otra parte, con la crisis del Covid-19 el teletrabajo ha tomado una importancia fundamental. Si quieres tomar medidas preventivas, este tipo de herramientas son imprescindibles.

Accesibilidad

La accesibilidad es un punto relevante, tanto en un sentido de facilitar como de restringir el acceso. En ambos casos, estas herramientas prestan un buen servicio.

Cualquier persona con un nivel de conocimiento informático de usuario sabrá cómo entrar en las herramientas. Esto impide que se tenga que perder tiempo en formación, lo que supone dinero.

Por otra parte, estas herramientas corporativas pueden limitar el acceso con sistemas de seguridad reforzada. Esto servirá para evitar que personas indeseadas accedan a información sensible.

Automatización

La automatización es otra de las características de agradecer de estas herramientas. No en vano, permite ahorrar tiempo y dinero.

Piensa que los servicios en la nube pueden programar determinadas acciones sin que se tenga que intervenir. No en vano, este tipo de acciones suelen hacer perder mucho tiempo y tienen una rentabilidad discutible. Esto, sin duda, contribuye a que el trabajo sea mucho más fácil.

En definitiva, esta es una manera de no tener que perder el tiempo en acciones repetitivas. El resultado es que se centrarán los esfuerzos en lo realmente importante.

Las herramientas colaborativas son presente y futuro de las empresas. Y hay que señalar que sirven tanto para PYMES como para grandes compañías. La globalización obliga a trabajar a distancia y la actual situación sociosanitaria redunda en esa necesidad.

¿Necesitas incorporar herramientas de este tipo para que funcione tu negocio? Datacom.Global te proporciona varias alternativas para que puedas elegir la que más te interese.

eBook Una experiencia de colaboración simplificada